10 kroků k efektivnímu účetnictví Restaurace

do restaurace jste se dostali, protože máte rádi jídlo a chcete, aby lidé byli s tímto jídlem spokojeni. Je to ušlechtilá snaha, která se na povrchu jeví jako relativně jednoduchá: připravovat jídlo, sloužit lidem. Ale pod tímto jednoduchým předpokladem je celá řada složitých povinností, na které nemusíte být vyškoleni, ani si zvlášť užívat. Šéf mezi těmito složitými povinnostmi je účetnictví restaurací.

Restaurace účetnictví je jedním z nejdůležitějších aspektů, aby vaše podnikání úspěšné, ale je často přehlížena (nebo vyhnout), protože to může být obtížné sledování a smysl všech těchto čísel.

ale na konci tunelu je světlo. Restaurační účetnictví se nemusí bát a odkládat do poslední chvíle. Existují způsoby, jak proces zjednodušit a zefektivnit. Tento článek pojednává o deseti krocích k efektivnímu účetnictví restaurací.

Naučte se jazyk

 položky potřebné k učení jazyka účetnictví restaurace

většina z nás nejsou vyškolení účetní. Z tohoto důvodu jsou pojmy, které jsme nuceni se učit, jako zcela nový jazyk. Ano, Jsou to anglická slova, ale, mohou být také bláboly pro veškerý význam, který sdělují. Termíny jako příjmy, zisk a ztráta, hlavní náklady, Červená, černá, a celá řada dalších, může mít vaše hlava plavání v žádném okamžiku. Co přesně tyto pojmy znamenají? Co představuje příjmy a co představuje výdaje? Co mi říká výkaz zisku a ztráty? Jaký je rozdíl mezi účetnictvím a účetnictvím?

může se to zdát jako Bitva do kopce, ale pouhé učení definic nejdůležitějších pojmů vám může poskytnout neuvěřitelný pohled na finanční stránku vaší restaurace. Webové stránky, jako je Investopedia, mohou být skvělým začátkem pro ty, kteří neznají procesy spojené se sledováním peněz. Ale pokud se vám to zdá příliš skličující na to, abyste to zvládli, považujte další krok za nejdůležitější.

najměte si účetního

najměte si účetního, který vám pomůže s vašimi financemi, je dobrý nápad pro každou restauraci. Pokud je pro vás celá věc příliš matoucí, nebo účetnictví je příliš složité na správu, účetní to zvládne za vás. I když máte dobrý přehled o celém procesu účetnictví, profesionální účetní vám může pomoci interpretovat informace, které vaše účetnictví produkuje.

ať už právě začínáte v restauraci, nebo jste to dělali (a účetnictví) po celá léta, najímání účetního je skvělý způsob, jak zajistit, že se vše dělá správně, že vaše podnikání je ziskové a že dodržujete všechny federální, státní a místní daňové a mzdové zákony.

Chcete-li najít správného účetního, promluvte si s ostatními manažery, majiteli nebo kuchaři, abyste zjistili, koho používají. Hledejte někoho, kdo má znalosti o místních zákonech a zkušenostech v účetním výklenku restaurace.

použijte správné nástroje pro zjednodušení účetnictví Restaurace

ať už používáte účetního pro každodenní účetnictví nebo ne, budete muset použít správné nástroje, abyste usnadnili účetnictví restaurace. Sledování financí bývalo prováděno ve složitě vypadajících, vícevrstvé účetní knihy. Tyto řádky po řadách postav by stačily k tomu,aby i ten nejnadšenější milovník čísel zmateně otřel oči. Naštěstí se již nemusíme spoléhat na účetní knihy a sloupcové podložky. Počítač to všechno změnil.

účetní softwarové produkty jsou všude v těchto dnech, takže máte spoustu možností. Značkové produkty, jako je QuickBooks, dokonce vytvářejí specializované moduly, které jsou specifické pro účetnictví restaurací.

Restaurace účetní nástroj QuickBooks

pěkná věc, o mnoho z těchto nástrojů je, že vypadají jako šekovou knížku-něco, co většina z nás má zkušenosti s. To může trochu usnadnit křivku učení.

ať už používáte účetní software nebo se rozhodnete jít cestou papíru a pera, čísla, která potřebujete zaznamenat, budou stejná. Zde je seznam a rozpis každého z nich.

náklady na zásoby potravin:

v níže uvedené části se ponoříme hlouběji do poměru zásob potravin a nákladů na potraviny. Prozatím je důležité, abyste sledovali denní prodej potravin, nákupy potravin a veškerý inventář po ruce. Tato čísla se stanou důležitými na konci měsíce.

prodej potravin:

u prodeje potravin sledujte množství peněz, které vaše restaurace vydělala během každého jídelního období dne. Pokud je to možné, zaznamenávejte tato čísla denně nebo alespoň týdně.

prodej nápojů:

můžete také použít pracovní list pro prodej potravin, který jste vytvořili výše, k zaznamenání prodeje nápojů. Nezapomeňte své číslo kategorizovat podle typu nápoje včetně piva, nealkoholické nápoje, víno, a koktejly. Stejně jako u prodeje potravin zaznamenávejte toto číslo denně nebo alespoň týdně.

přehled pokladní:

přehled pokladní sleduje všechny transakce zadané v jedné pokladně. Pokud máte více než jednu pokladnu, potřebujete více než jeden souhrnný list. Shrnutí by mělo zahrnovat počáteční hotovost po ruce a všechny částky v dolarech procházející tímto registrem. Pokud je to možné, měli byste také kategorizovat transakce kreditní kartou podle karetní společnosti (např.). Další čísla, aby se prostor pro zahrnují daň z obratu vybrané, tipy účtované na kreditní karty ,a jak byla platba provedena (např., hotovost, šek, kreditní karta, atd.).

pracovní list prodeje a peněžních příjmů:

souhrn prodeje a hotovosti sleduje celkový prodej potravin, celkový prodej nápojů, daň z obratu vybranou na každém, účtované tipy a další relevantní údaje. Můžete také zvolit další kategorizaci tohoto listu podle konkrétních druhů potravin a konkrétních druhů nápojů, pokud vám to pomůže pochopit čísla.

provozní náklady:

provozní náklady jsou také důležité pro sledování vašeho spodního řádku. Budete muset zaznamenat čísla, jako jsou platby nájemného, odpisy, náklady na spuštění, splátky půjček, mzdy zaměstnanců, zaměstnanecké výhody, pojištění, marketing, nástroje, administrativní náklady, nezbytné opravy a údržba, abychom jmenovali alespoň některé. Je to skvělé místo pro porovnání celkového prodeje s celkovými provozními náklady. To vám dává dobrý nápad, pokud jste v červených číslech, lámání i, nebo soustružení zisk.

Break-even analýza list:

nakonec budete potřebovat nějaký druh break-even zprávy. Tato analýza vám umožní vědět, co je třeba udělat, abyste se vyrovnali a jak dlouho bude trvat, než se tam dostanete. Tato zpráva používá kombinaci čísel z ostatních oblastí vašeho podnikání k promítání budoucích příjmů a výdajů.

 manažer pracující na účetnictví restaurace

to je spousta dat! Může to být nesmírně ohromující, a proto nedoporučujeme, abyste to zkusili s perem a papírem. Účetnictví a účetnictví software, aby tento proces tak mnohem jednodušší. Můžete propojit svůj účetní software se systémem point-of-sale (viz níže), zadejte jen několik sad čísel, a pak generovat zprávy pro každou z výše uvedených kategorií, plus mnohem více. Mimo najímání někoho jiného, aby se čísla lámala, pomocí softwarového programu je vaše nejlepší sázka na efektivní účetnictví restaurace.

stejně jako při najímání účetního, promluvte si se svými přáteli v podnikání a zjistěte, jaké nástroje používají ke sledování účetnictví restaurace. Poté Využijte bezplatné zkušební verze a prozkoumejte řadu programů. Nemusíte trávit spoustu času zkoušením každé funkce aplikace. Stačí zadat několik transakcí a zjistit, zda vám věci dávají smysl.

Vyberte si dobrý systém prodeje

tento krok v procesu účtu restaurace je často přehlížen. Je to přehlíženo, protože mnoho manažerů nepovažuje rozhodně systém“ front-of-the-house “ point-of-sale (POS) za použitelný pro účetní systém „back-of-the-house“. To je škoda, protože oba systémy jsou úzce propojeny.

Představte si, že jste schopni propojit váš POS systém a váš účetní systém restaurace, abyste mohli sledovat zásoby a mzdové náklady, způsoby platby a celou řadu dalších proměnných. Jak mnohem jednodušší by byl váš život, kdyby oba systémy fungovaly dobře dohromady? Myslím, že tato otázka odpovídá sama.

 příklad restaurace účetnictví point of sale systému

stejně jako účetní software, point-of-sale software oplývá v těchto dnech. QuickBooks jsme zmínili ve výše uvedené části účetnictví. Společnost také vyrábí QuickBooks Point Of Sale, který spojuje vaše podnikání s vašimi knihami pomocí hardwaru a cloudového softwaru. QuickBooks není jedinou možností, ale přinášíme to, abychom ilustrovali úroveň integrace, která je možná, když správně spárujete svůj prodejní systém a účetní software restaurace.

věnujte velkou pozornost prodeji

drtivá většina prodejů restaurací závisí na kreditních kartách. Většina terminálů kreditních karet vyžaduje, abyste tuto dávku transakcí uzavřeli každý den. Když to uděláte, společnost vydávající kreditní karty zahájí proces převodu těchto peněz na váš bankovní účet. V podstatě budete mít vklad každý den.

kvůli těmto denním vkladům je důležité, aby vaše účetnictví—místo, kde zaznamenáváte peníze a peníze—odráželo tuto aktivitu. Některé restaurace budou čekat až do konce týdne, aby zaznamenaly jednu „paušální částku“, ale to vám nedává přesný obrázek o vašich každodenních tržbách. Každodenní prodej je důležitý, protože ovlivňuje další aspekty podnikání, jako jsou zásoby a mzdy. Ujistěte se, že zaznamenáváte všechny tržby-všechny peníze, které přišly-denně, abyste v budoucnu usnadnili podávání zpráv.

Získejte přehled o výdajích

 příklad výdajů na restauraci

každá restaurace má výdaje. Udržet tyto výdaje pod kontrolou je jedním z nejlepších způsobů, jak vaše podnikání ziskové. V závislosti na tom, jak platíte a ujednání, které jste provedli s prodejci, účty mohou přijít splatné jednou za měsíc, každé dva týdny, nebo dokonce týdně.

začněte zadáním a placením účtů jednou týdně. Jak si získat nějaké zkušenosti s restaurací účetnictví, možná zjistíte, že zatímco tržby je třeba zaznamenávat každý den, výdaje může být nutné pouze zaznamenat každé dva týdny. Vše záleží na tom, jak tyto účty zaplatíte.

bez ohledu na to, za jakých podmínek pracujete, nenechte své účty hromadit. Užívání půl hodiny každý druhý den ovlivňuje váš nabitý program méně než hodinu a půl každý týden nebo tři hodiny každé dva týdny.

zde je 7 tipů, jak připravit rozpočet restaurace

zvažte Outsourcing vaší mzdy

 manažer outsourcing účetnictví práce mezd

Ano, můžete udělat mzdy sami, ale existují dva dobré důvody, proč byste měli zvážit outsourcing mzdové části vašeho účetnictví restaurace: odpovědnost a náklady.

mzdové zákony a daně se neustále mění, takže zůstat v souladu s federálními, státními, místními a pracovními požadavky může být práce na plný úvazek. Navíc, pokud dojde k chybám při zadržování nebo platbě, sankce a úroky mohou být značné. Je lepší mít vyškoleného a zkušeného odborníka, který zvládne výplatní listinu vaší restaurace, abyste nemuseli zůstat na vrcholu všech komplikovaných změn.

dalším faktorem, který je třeba zvážit, je cena. Přemýšlejte o tom, jak dlouho by vám trvalo, než byste každý týden procházeli výplatní listinou. Přemýšlejte o tom, jak dlouho by vám trvalo, abyste zůstali aktuální na všech nesčetných detailech, které obklopují různé srážky a daně a poplatky pro každého zaměstnance. Nyní se zeptejte sami sebe: „co jiného bych mohl dělat s tou dobou?“Existují bezpochyby mnohem důležitější věci, které byste mohli dělat, aby vaše podnikání bylo ziskové. Relativně malé náklady na outsourcing mzdy je více než kompenzován čas ušetříte a stres, který se zbavit.

vytvářejte zprávy pravidelně

 příklad účetní zprávy restaurace

finanční zprávy jsou filmová obrazovka, na které se zobrazuje ziskovost vaší restaurace (nebo její nedostatek). Tyto zprávy jsou, jak víte, co se děje v zákulisí. Finanční zprávy navíc poskytují přehled o tom, co můžete udělat, abyste svou restauraci posunuli na další úroveň. Proto je důležité tyto zprávy pravidelně předkládat.

soustřeďte se na taková čísla, jako jsou tržby vs. výdaje, poměry práce a primární náklady. Další přínosnou zprávou je výkaz zisku a ztráty. Tato zpráva může být vypracována týdně, měsíčně, čtvrtletně, dokonce i ročně, aby vám ukázala, co řídí vaše podnikání finančně.

ale analýza těchto zpráv může být obtížným návrhem. Co ten graf ukazuje? Jaký je rozdíl mezi těmito dvěma čísly? Míří Moje restaurace správným směrem? To je místo, kde účetní přijde vhod. Může vám pomoci pochopit, co všechna čísla znamenají, a ujistit se, že vaše účetnictví restaurace, a samotná restaurace, je na správné cestě.

Sledujte svůj inventář

Sledujte svůj inventář a jak to ovlivňuje vaši restauraci, může vaše podnikání zlomit. Je to proto, že jídlo a nápoje, spolu s náklady na pracovní sílu, je zdaleka vaše největší náklady. Faktor v non-podléhající zkáze položky, jako jsou papírové ručníky, čisticí prostředky, nádobí a kuchyňské vybavení, a díváte se na 75% nebo více výdajů.

jedním ze způsobů, jak zjistit, jak váš inventář ovlivňuje váš spodní řádek, je výpočet procenta nákladů na jídlo vaší restaurace. Zde je jednoduchý rozpis procesu. V tomto příkladu se zaměříme pouze na jídlo.

rovnice zjistí, že procento nákladů na potraviny je:

(počáteční inventář + nákupy potravin-končící inventář – / prodej potravin = cena potravin %

než se ponoříme do konečného procenta, definujeme každý termín, abyste věděli, kde najít tato čísla pro svou vlastní restauraci.

  • počáteční inventář = váš začátek měsíce zásoby potravin
  • nákupy potravin = náklady na všechny nákupy potravin během daného měsíce
  • končící inventář = váš konec měsíce zásoby potravin
  • prodej potravin = celkový prodej potravin za měsíc

většina restaurací dělí své nákupy potravin pouze prodejem potravin, ale toto číslo může být zavádějící. Tady je důvod.

Představte si, že zásoby potravin inventarizujete 30. září a poté znovu 31. října. To vám dává měsíční přehled zásob s následujícími čísly:

30. Září inventář – $ 3000 31. října inventář – $ 5000

během tohoto měsíce vaše restaurace také generuje následující údaje:

prodej potravin – $ 80,000

nákupy potravin – $ 30,000

pokud jste právě použili tato poslední dvě čísla k analýze svého zisku a ztráty, přišli byste s následujícím:

\$30,000 / $80,000 = 0.375 nebo 37.5%

tato čísla vám říkají, že jste utratili $ 30,000, abyste vydělali $ 80,000 za zisk 37.5%. Ale co inventář, který jste již měli po ruce? To je třeba také zohlednit. To nás vrací zpět k původní rovnici zmíněné výše.

(počáteční zásoby + nákupy potravin-končící zásoby) / prodej potravin = náklady na potraviny %

($3000 + $30,000 – $5000) / $80,000 = 0.35 nebo 35%

tento druhý výpočet vám říká, že jste skutečně strávili 28 000 dolarů (ne 30 000 dolarů), abyste vydělali 80 000 dolarů v prodeji se ziskem 35%. Jistě rozdíl v procentech je pouze 2%, ale to je významné v odvětví, kde je průměrná zisková marže mezi 4% a 5%.

vždy Platte své daně

 muž připravující daně pro účetnictví restaurací

prodej restaurací je maloobchodní prodej, a proto podléhá místní a státní dani z prodeje. Kromě toho, mzdy zaměstnanců podléhají státní nezaměstnanosti, mzdové daně, sociální zabezpečení, a Medicare daně. Zkontrolujte místní a státní zákony ve vaší oblasti a zjistěte, zda se tyto daně vztahují na vaši restauraci. Pokud ano-což s největší pravděpodobností bude – musíte hlásit tržby a mzdové částky v pravidelných intervalech (např., měsíčně, nebo každé tři měsíce). Kromě toho musíte také zaplatit federální daň z příjmu na základě čistých zisků vaší firmy. K většině plateb dojde každých několik měsíců nebo ročně, ale plány pro místní, státní a federální daně jsou obvykle založeny na objemu mezd a budou diktovány IRS, když požádáte o identifikační číslo zaměstnavatele (EIN).

daň z obratu by měla být aplikována na každý nákup, který zákazník provede ve vaší restauraci, aby pokryl daň, kterou dlužíte státu na konci měsíce. Nejste si jisti, jak vypočítat měsíční daň z obratu, kterou dlužíte za svou restauraci? Zde je jednoduchý vzorec.

  1. Určete sazbu daně z obratu. To bude obvykle ve formě procenta. Například sazba daně z obratu v naší oblasti je 7%.
  2. sečtěte součet všech zdanitelných položek prodaných během jednoho měsíce.
  3. vynásobte svou sazbu daně z obratu součtem všech zdanitelných položek prodaných během měsíce.
  4. Zaznamenejte tato čísla do daňových formulářů vašeho státu.
  5. napište šek na dlužnou částku a odešlete ji.

podívejme se na příklad. Řekněme, že sazba daně z obratu ve vaší oblasti je 5%. To znamená, že vám bude účtováno 5% ze všech prodejů uskutečněných například během měsíce května. Musíte účtovat svým zákazníkům 5% na pokrytí účtu, který budete mít. Pokud tak neučiníte, tato daň vyjde z vaší kapsy a vážně ovlivní vaši ziskovost.

Jakmile znáte svou sazbu daně z obratu (5%), vynásobte ji celkovým prodejem za měsíc. Mějte na paměti, že ne vše, co prodáváte, může být zdanitelné. Některé položky mohou být ve vašem státě osvobozeny od daně a nemusí vyžadovat, abyste účtovali daň z obratu. To je důležité jak pro vás, tak pro vaše zákazníky, takže se ujistěte, že jste se obrátili na příslušnou agenturu, abyste zjistili, co je zdanitelné a co ne.

zpět k příkladu, řekněme, že jste udělali $ 100,000 na zdanitelných položkách během měsíce května. Váš výpočet by vypadal takto:

\$100,000 x 0.05 = $5000

to znamená, že za měsíc květen dlužíte 5000 dolarů na dani z obratu. Vidíte, proč je tak důležité účtovat svým zákazníkům toto číslo? Pouhý $ 5000 může znamenat rozdíl mezi jen lámání i a skutečně dělat zisk.

jakmile vypočítáte daň z obratu, nezapomeňte zaplatit včas, abyste nevyčerpali žádné sankce a pozdní poplatky. Tyto poplatky se mohou rychle sčítat a brzy překročí původní $ 5000, který jste měli zaplatit. Nestojí za to riziko, že nezaplatíte (nebo nezaplatíte) své daně včas a v plné výši, kdykoli to budete muset udělat. Pokud se vám nelíbí výpočet a placení daní, najměte si profesionála, který to může udělat za vás. Malá cena, kterou zaplatíte za její služby, bledne ve srovnání s vysokou cenou, kterou byste zaplatili, pokud jste nepodali nebo nepodali nesprávně.

nevíte, co je daň z obratu ve vaší oblasti? Zjistěte zde

a konečně, nenechte se zapadnout

pokud se to všechno—učení jazyka, používání účetního softwaru, sledování všech čísel a placení příslušných daní-cítí ohromující pro vás, nepropadejte panice. V tomto případě doporučujeme, abyste se spoléhali na kroky dva a sedm: najměte účetního a outsourcujte výplatní listinu. Nezapomeňte, že relativně malé poplatky, které za tyto služby platíte (které lze odepsat jako provozní náklady), vám mohou ušetřit vážný čas a stres. Tento čas a energii lze zaměřit v jiných oblastech, aby vaše restaurace zůstala zisková.

Napsat komentář

Vaše e-mailová adresa nebude zveřejněna.